Espaço recuperado
Documento com prazo vencido é eliminado dentro do procedimento legal, liberando sala de arquivo.
Gestão Documental
Antes do sistema vem a organização: definir o que o órgão guarda, por quanto tempo e sob qual classificação.
O arquivo cresce, o critério não
A maior parte dos órgãos acumula documento sem aplicar de fato a tabela de temporalidade. O resultado aparece de duas formas ao mesmo tempo: sala cheia de papel que já poderia ter sido eliminado, e documento de guarda permanente correndo risco no meio da pilha.
A gestão documental organiza o acervo por classificação e prazo antes de qualquer digitalização — porque digitalizar acervo desorganizado só produz desordem em outro formato.
Como o documento caminha
Quatro etapas, todas registradas e consultáveis depois.
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Diagnóstico
Levantamento do que existe, em que volume e em que estado de conservação.
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Classificação
Aplicação do plano de classificação e da tabela de temporalidade do órgão.
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Destinação
Separação entre guarda permanente, guarda temporária e eliminação autorizada.
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Publicação
Os atos que exigem publicidade passam a ser publicados de forma padronizada.
O que o órgão ganha
Risco reduzido
O que é de guarda permanente passa a ser tratado como tal, com controle de acesso e de conservação.
Base para digitalizar
Com a classificação pronta, a digitalização entra sabendo o que indexar e o que sequer precisa ser digitalizado.
Veja o GEDOC funcionando com os documentos do seu órgão
Agendamos uma demonstração sem compromisso, com a equipe que atende prefeituras e câmaras há mais de duas décadas.