Espaço de volta
A sala ocupada por caixas volta a ser sala. O que precisa de guarda física fica reduzido ao que a lei realmente exige.
Digitalização de acervo para empresas privadas
A metodologia que a Info Digitalle aplica em arquivos públicos desde 1999 também atende empresas que precisam tirar o papel da sala e conseguir encontrar o documento depois.
Arquivo morto ocupa espaço e esconde informação
Contrato assinado há oito anos, prontuário de funcionário desligado, nota fiscal que o contador pode precisar: são documentos que a empresa não pode descartar e também não consulta com frequência. O resultado costuma ser uma sala inteira ocupada por caixas que ninguém abre — até o dia em que alguém precisa de uma folha específica e a busca leva a tarde toda.
O trabalho é o mesmo que fazemos no setor público: preparar, digitalizar e indexar. A indexação é o que separa um acervo digital de uma pasta cheia de PDF — é ela que permite achar o documento por número, data, pessoa ou assunto, em segundos.
Como o serviço acontece
O acervo sai da empresa, volta digitalizado e indexado.
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Diagnóstico
Levantamento do volume, do estado de conservação e de quais séries realmente precisam ser digitalizadas.
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Preparação
Remoção de grampo e clipe, reparo de folha danificada e ordenação antes do escâner.
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Captura e indexação
Digitalização na resolução adequada e preenchimento dos campos que tornam cada documento localizável.
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Entrega
O acervo digital é entregue no formato combinado, com o original devolvido ou destinado conforme a política da empresa.
O que a empresa ganha
Documento encontrável
Pedido de auditoria, processo trabalhista ou consulta de contrato deixam de ser uma busca manual em caixa.
Dado pessoal sob controle
A LGPD exige saber onde estão os dados pessoais que a empresa guarda. Acervo indexado é o que torna essa resposta possível.
Método testado no acervo mais exigente que existe
A Info Digitalle organiza arquivo público desde 1999: acervo com prazo legal de guarda, auditoria de tribunal e exigência de rastreabilidade a cada movimentação. É esse método que chega à sua empresa — já validado onde o erro tem consequência jurídica.
Na prática isso significa duas coisas: o processo não está sendo inventado agora, e a equipe que executa já enfrentou volume alto, papel deteriorado e prazo apertado antes do seu contrato.
Os sistemas GEDOC também têm funcionalidades aplicáveis fora do setor público. Se a sua necessidade for de sistema, e não apenas de digitalização, vale conversar — avaliamos o caso antes de propor qualquer coisa.
Quer saber quanto custa digitalizar o seu acervo?
O orçamento depende do volume e do estado do papel. Fazemos o diagnóstico e apresentamos o número antes de qualquer compromisso.