LGPD no arquivo público: o que muda para quem guarda documento de papel
A lei alcança o arquivo físico, não só o banco de dados. O que o órgão precisa conseguir responder e por que acervo indexado é a diferença entre responder e procurar.
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Há um mal-entendido comum na administração pública: o de que a Lei Geral de Proteção de Dados trata de sistema, de site e de banco de dados. A lei fala em tratamento de dados pessoais, e tratamento inclui a guarda em papel.
Na prática, a caixa de prontuários no arquivo morto está sob a mesma regra que a tabela do sistema de RH.
As perguntas que o órgão precisa saber responder
- Que dados pessoais o órgão guarda, e em que documentos eles estão.
- Por que estão sendo guardados e por quanto tempo ainda ficarão.
- Quem tem acesso a eles, e como esse acesso é controlado.
- O que acontece quando um cidadão pede correção ou eliminação de um dado seu.
Nenhuma dessas perguntas tem resposta rápida num acervo de papel sem índice. Não porque a informação não exista, mas porque encontrá-la exige abrir caixa por caixa.
A LGPD não obriga a digitalizar. Ela obriga a saber. Acervo indexado é o que transforma "sabemos que está em algum lugar" em "está aqui".
O ponto de partida realista
Comece pelas séries documentais que concentram dado pessoal sensível: prontuários de saúde, processos de pessoal, benefícios sociais e processos disciplinares. São elas que geram pedido de titular e as que aparecem primeiro em qualquer fiscalização.
