O que digitalizar primeiro quando o orçamento não cobre o acervo inteiro
Digitalizar tudo raramente cabe no orçamento de um município. Três critérios que definem por onde começar sem desperdiçar recurso.
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A pergunta chega quase sempre na mesma forma: o município tem trezentas caixas no arquivo e orçamento para digitalizar cinquenta. Quais cinquenta?
A resposta não é "as mais antigas" nem "as que estão em pior estado". É uma combinação de três critérios, nesta ordem.
1. Frequência de consulta
Documento que o setor busca toda semana paga o investimento em tempo de servidor economizado no primeiro ano. Documento que ninguém consulta há uma década pode esperar — ou, se o prazo já venceu, ser eliminado em vez de digitalizado.
2. Risco de perda
Documento de guarda permanente em suporte frágil é o que não dá para recuperar depois de um vazamento no telhado. Ele entra na frente mesmo com consulta baixa, porque a digitalização aqui é preservação, não conveniência.
3. Exposição legal
Séries que aparecem em pedido de auditoria, ação trabalhista ou requisição do tribunal de contas têm prazo curto de resposta. Digitalizar essas é comprar tempo para quando a requisição chegar.
Antes de escolher o que digitalizar, aplique a tabela de temporalidade. É comum descobrir que um terço do acervo já poderia ter sido eliminado — e digitalizar isso seria pagar para guardar lixo em outro formato.
Com os três critérios cruzados, a lista de prioridade costuma sair sozinha. E o que sobra para o ano seguinte já fica documentado, o que ajuda na hora de justificar o orçamento.
